انواع سیستم مدیریت دانش و نحوه پیاده آن در سازمان

سیستم مدیریت دانش ابزاری است که شرکت‌ها برای سازماندهی اسناد، سؤالات پرتکرار و اطلاعات متفرقه از آن استفاده می‌کنند. انواع مختلف سیستم‌های مدیریت دانش دارای ویژگی‌های مهمی هستند که سازمان شما را قادر می‌سازند تا اطلاعات را در قالب قابل‌دسترس برای کاربران درونی و بیرونی سازماندهی کنید.

پژوهش‌ها نشان می‌دهند که ۴۷ درصد از شرکت‌ها پس از استقرار سیستم مدیریت دانش افزایش فروش را تجربه کرده‌اند.

اصلی ترین ابعاد مدیریت دانش چیست؟

قبل از پرداختن به مدیریت دانش، بیایید انواع دانش را بررسی کنیم که عبارتند از :

• دانش ضمنی

• دانش صریح یا دانش آشکار

• دانش مدون

• دانش سازمانی

• دانش داخلی

• دانش موجود

• دانش نهادی

مراحل مدیریت دانش

با وجود انواع مختلف دانش، پیدا کردن بهترین سیستم مدیریت دانش دشوار است. به طور کلی، مراحل فرآیند مدیریت دانش شامل چهار جز است.

اکتساب دانش

در اولین مرحله از مراحل مدیریت دانش، دانش از طریق مخازن اسناد، تجزیه و تحلیل داده های سیستماتیک و داده‌های منابع خارجی به دست می‌آید.

ذخیره دانش

به طور معمول (بعد از اولین گام پیاده سازی مدیریت دانش) ، سازمان‌ها این اطلاعات را در یک پایگاه دانش یا سیستم‌های مدیریت اسناد ذخیره می‌کنند. در گذشته، یک سیستم بایگانی یا کاتالوگ فیزیکی به عنوان سیستم‌های ذخیره‌سازی دانش در نظر گرفته می‌شد.

انتقال دانش

انتقال و مدیریت دانش در سازمان‌ها می تواند از طریق پورتال‌ها، ایمیل‌ها، پلتفرم‌های مشارکتی، نرم‌افزارهای آموزشی و سایر ابزارهای مدیریت دانش بین مدیران و کارمندان صورت گیرد.

ادغام دانش

دانش جدید در رویه‌های کسب‌وکار، فرآیندهای سازمانی و سیستم‌هایی که بعدا به بخشی از فرآیند تصمیم‌گیری تبدیل می‌شوند، ادغام می‌شود.

اکنون به انواع سیستم‌های مدیریت دانش نگاهی می‌اندازیم.

سه نوع اصلی سیستم‌های مدیریت دانش

در زمان وجود سامانه مدیریت دانش در سازمان، کاربرانتان می‌توانند به پایگاه دانش دسترسی داشته باشند و با استفاده از آن مشکلاتشان را حل کنند. مدیریت دانش در سازمان نقش پررنگی در سازماندهی کارآمد محتوا ایفا می‌کند و در چنین مواردی می‌توان از سیستم‌های مدیریت محتوا استفاده کرد.

این نوع از برنامه‌های مدیریت دانش قادر به ایجاد، مدیریت و توزیع مقاله به‌خصوص برای اینترانت، اکسترانت و وب‌سایت‌ها هستند. در دنیای فناوری‌های پیشرفته سه نوع سیستم مدیریت دانش وجود دارند که عبارتند از:

1. سیستم‌های سازمانی

سیستم سازمانی یک نوع سیستم مدیریت دانش همه‌کاره است. سیستم سازمانی اطلاعات دیجیتال و دانش مربوط و آن را گردآوری، ذخیره و توزیع می‌کند. این دانش به یادگیری سازمانی مربوط است.

• درگاه‌ها، موتورهای جست‌وجو، ابزار مشارکتی و سیستم‌های مدیریت یادگیری (LMS) نمونه‌های بارزی از فناوری‌هایی هستند که سیستم‌ها با اتکا به آنها فعالیت می‌کند.

• این سامانه های مدیریت دانش برای تعیین موقعیت دانش ورزان متخصص یا مجرب ابزارها، فهرست‌های آنلاین و سایر جزئیات را پیاده‌سازی می‌کنند.

• هدف از سیستم مدیریت دانش سازمانی صرفاً مدیریت یا جستجوی اطلاعات مربوطه، ذخیره داده‌ها در قالب‌های ساختاریافته یا بدون ساختار و یافتن دانش فردی در داخل سازمان است.

2. سیستم‌های دانش‌محور

منظور از سیستم‌های دانش‌محور چیست؟ سیستم دانش‌محور یک سیستم مدیریت تخصصی است که برای مهندسان، دانشمندان و سایر افراد مطلع طراحی‌شده است. این برنامه‌های اثربخش مدیریت دانش شامل فهرست راهنمای آنلاین برای جستجوی اسامی متخصصانی است که می‌توانند در یافتن اطلاعات موردنیاز به افراد و کارگران شرکت کمک کنند.

• این سیستم‌های مدیریت دانش به پشتوانه سیستم‌های خبره استانداردسازی شده برای یافتن اطلاعات از پایگاه‌های دانش با استفاده از بهترین رویه‌ها به کارمندان کمک می‌کنند. اگرچه مواردی وجود دارد که فقط می‌توان به‌واسطه تجربه آنها را آموخت. ما این موارد را دانش ضمنی می‌نامیم.

به طور معمول ابزارهای (سیستم‌ها) مدیریت دانش شامل موارد زیر هستند:

• ابزار منحصربه‌فرد مدیریت دانش برای همکاری گروهی

• درگاه‌های سودمند برای کاهش دسترسی به اطلاعات

• دانش مربوط به مدیریت

• موتور جستجو

• ابزارهای تعاملی برای طبقه‌بندی اطلاعات مربوطه

3. تکنیک‌های هوشمند

تکنیک‌های هوشمند از بهترین سیستم‌های مدیریت دانش محسوب می‌شوند و شامل گردآوری، ذخیره‌سازی و مدیریت دانش با استفاده از ابزار استراتژیک و هوشمند هستند.

سیستم شبکه‌های دانش که عوامل هوشمند را دربرمی‌گیرند می‌توانند وظایف خاص و قابل‌پیش‌بینی را برای افراد، کاربران، فرایندهای کسب‌وکار یا هر چیز مربوط به نرم‌افزارهای مبتنی بر دانش انجام دهند. افراد برای جذب دانش، انتقال دانش، ذخیره‌سازی دانش و اکتساب دانش و ترکیب داده‌های خام در سیستم‌های مدیریت دانش از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند.

در این سیستم‌های مدیریت دانش از ابزارهای جستجو مانند یادگیری عمیق، یادگیری ماشینی استفاده می‌شود و بر الگوها و ارتباطات تأکید می‌شود.

این سیستم‌های اطلاعاتی شرکت را قادر می‌سازند تا از منابع عظیم داده‌ها برای بازیابی سریع اطلاعات استفاده کنند.

این سیستم‌های مدیریت دانش شرکت را قادر می‌سازند تا دانش را مدیریت کند، تلاش‌های مدیریتی دانش شما را بهینه‌سازی کنند و بر منابع مکمل مانند جوامع، گروه‌ها و تالارهای گفتگو تأکید دارد.

موارد فوق‌الذکر سه نوع اصلی از سیستم‌های مدیریت دانش بودند که قدرت و بهره‌وری کسب‌وکار شما را افزایش می‌دهند. اکنون بیایید به طور اجمالی به نرم‌افزارهای مدیریت دانش نگاهی بیندازیم که می‌توان در سازمان‌ها، شرکت‌های نوپا یا سایر شرکت‌ها از آنها استفاده کرد.

نرم‌افزارهای مدیریت دانش

سیستم‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش در مقایسه با سیستم‌های بایگانی سنتی جایگزین بسیار بهتری محسوب می‌شوند. سیستم‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش به طور کارآمد تعداد زیادی از اسناد را طبقه‌بندی می‌کنند و امکان بازیابی آسان آنها را فراهم می‌سازند. شما می‌توانید به‌سرعت هر بخشی از دانش را به‌روزرسانی کرده یا به‌آسانی داده‌های تکراری را حذف کنید. یک سامانه مدیریت دانش باید:

• از عملکرد سیستم فناوری اطلاعات پشتیبانی کند.

• اسناد را درقالب قابل دسترس سازماندهی کند.

• شامل سؤالات متداول، برنامه‌های آموزشی، مقالات و تالار گفتگو باشد.

• فعالیت روزانه سازمان را بهبود بخشد.

• فرهنگ همکاری را در میان کارمندان شرکت پرورش دهد.

نحوه پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان

مانند هر پلتفرم تکنولوژی یا ابزار دیجیتال دیگر، سیستم‌های مدیریت دانش به پذیرش گسترده کل سازمان نیاز دارند. پذیرش این ابزار مدیریت دانش در سازمان نشان دهنده موفقیت آن است. بنابراین، سازمان‌ها باید یک برنامه برای اطمینان از پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش بصورت صحیح، بروزرسانی و نگهداری آن داشته باشند. در ادامه توصیه‌هایی برای موفقیت در پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان ازائه شده‌است.

• تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلند مدت برای استفاده از ابزار مدیریت دانش.

• ایجاد یک استراتژی مدیریت تغییر که بازخورد کارمند را ترکیب می‌کند.

• شناسایی شکاف‌های موجود بین وضعیت موجود و مطلوب و ارائه پیشنهادهایی برای رسیدن به وضعیت مطلوب. این گزینه به ویژه برای بهبود حفظ دانش در میان تیم مهم است.

• ایجاد نقشه راه پیاده سازی مدیریت دانش که حوزه و مراحل مدیریت پروژه و نقاط عطف کلیدی را نشان می‌دهد.

• پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش

• در یک نقطه منطق از زمان، اثربخشی سیستم مدیریت دانش را ارزیابی کنید.

• برنامه‌ریزی برای بهبود مستمر و ارزیابی سیستم مدیریت دانش.

مزایای استفاده از انواع سیستم های مدیریت دانش

• شما چابک تر خواهید بود زیرا اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری سریع تر را در اختیار خواهید داشت.
• اگر بهترین روش ها و درس آموخته‌ها در سیستم سازمان‌دهی شوند، می توانید با سرعت بیشتری با مشکلات مقابله کنید.
• منابع سیستم مدیریت دانش شما می توانند به رشد و توسعه کارکنان شما کمک کنند.
• با یک بار ورود به سامانه مدیریت دانش، متخصصان می‌توانند دانش خود را با چندین کارمند به اشتراک بگذارند.
• بهبود ارتباطات
• کشف، به‌کارگیری و استفاده مجدد از اطلاعات مرتبط آسان است.
• سیستم مدیریت دانش در تشخیص روندهای صنعت و شناسایی مسائل به شما کمک می‌کند.
• شما از استعدادها و دانش فعلی تیم خود نهایت استفاده را می کنید.
• باوجود اطلاعات و تجربه بیشتری که سیستم مدیریت دانش در اختیار شما می‌گذارد می‌توانید انتخاب‌های بهتری داشته باشید.