سیستم سانترال چیست و چگونه کار میکند؟

بدون این سیستم، ارتباطات تلفنی با مشتریان، دچار مشکلات زیادی شده و حتی می‌توان گفت که تقریبا مختل می‌شوند. سانترال مانند یک شبکه مخابرات محلی عمل کرده و به خطوط تلفن مجموعه، نظم می‌دهد. اگر برای شما نیز این سوال پیش آمده که سیستم سانترال چیست ؟ حتما تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

سانترال از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. ما امروز علاوه بر بررسی کامل و کلی سیستم سانترال، به معرفی اجزای تشکیل دهنده آن نیز خواهیم پرداخت.

در میان کاربران ایرانی، نام سانترال با پاناسونیک عجین شده است؛ به گونه‌ای که بسیاری از افراد، این مراکز را بدون نام Panasonic به رسمیت نمی‌شناسند. بدون شک پیشنهاد اول و آخر ما به شما، برای راه‌اندازی یک مرکز سانترال، استفاده از محصولات با کیفیت و با دوام شرکت پاناسونیک خواهد بود.

سیستم سانترال چیست؟

سانترال یا همان مرکز تلفن، به مجموعه‌ای از تجهیزات مخابراتی گفته می‌شود که در کنار هم و در یک مجموعه کاری ( شرکت، اداره یا سازمان) نصب می‌شوند. وظیفه اصلی این مرکز، دریافت خطوط شهری و تبدیل آن‌ها به داخلی‌های مورد نیاز است.

همانطور که می‎دانید هر مجموعه‌ای، دارای تعداد محدودی از خطوط شهری مخابرات است و طبیعتا این خط‌ها، کفاف تمام کارمندان و بخش‌ها را نمی‌دهند. دقیقا به همین دلیل است که می‌گوییم بدون سیستم سانترال، ارتباطات تلفنی مجموعه‌های کاری، تقریبا مختل می‌شوند.

علاوه بر دریافت خطوط شهری و اختصاص خطوط داخلی، یک سیستم سانترال می‌تواند امکانات و قابلیت‌های زیر را نیز در اختیار کاربران قرار دهد:

• مدیریت آسان و منظم تماس‌های ورودی و خروجی
• سهولت در کنترل استفاده کارمندان از خطوط شهری
• کاهش هزینه‌ها با رایگان کردن تماس‌های داخلی
• نظارت بهتر بر مکالمات کارمندان با مشتریان
• امکان تنظیم اپراتور گویا

برای راه‌اندازی یک سیستم سانترال، قبل از هر چیز شما احتیاج به دریافت مشاوره‌های لازم و آگاهی از نیازهایتان دارید. با توجه به تنوع و گستردگی محصولات مخابراتی در بازار، در صورت عدم برخورداری از دانش لازم، ممکن است نتوانید مرکز تلفن مورد نیاز خود را به درستی راه‌اندازی کنید.

همانطور که در ابتدای مقاله نیز اشاره شد، بهترین انتخاب برای راه‌اندازی یک سیستم سانترال، استفاده از محصولات پاناسونیک است. حال قصد داریم به اجزای یک سیستم سانترال بپردازیم و به این نتیجه برسیم که برای استفاده از یک مرکز تلفن، به چه تجهیزاتی نیاز داریم؟

دستگاه سانترال

هسته اصلی هر مرکز تلفن، دستگاه یا باکس سانترال است. این دستگاه خطوط شهری مجموعه را دریافت کرده و از سوی مقابل، داخلی‌های مختلف را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. سانترال‌های پاناسونیک را با نام PBX نیز می‌شناسند.

علاوه بر این، کلیه تنظیمات مرکز تلفن مانند تنظیم و فعال‌سازی اپراتور گویا، کالری آیدی، دسترسی کارمندان به خطوط شهری و .... در دستگاه سانترال انجام می‌شوند. دقیقا به همین دلیل است که می‌گوییم دستگاه سانترال، قلب تپنده یک مرکز تلفن محسوب می‌شود.

برای انتخاب یک دستگاه سانترال باید موارد زیادی را مد نظر قرار دهید. قبل از هرچیزی باید نیازها و ظرفیت مجموعه کاری خود را به درستی بشناسید. منظور از ظرفیت، تعداد خطوط شهری، تعداد کارمندان و خطوط داخلی مورد نیاز است. تنها با دانستن این اطلاعات است که می‌توانید یک دستگاه سانترال مناسب را انتخاب و خریداری کنید.

تقریبا تردیدی وجود ندارد که بهترین برند در زمینه ساخت و طراحی دستگاه‌های سانترال، پاناسونیک است. بنابراین شما در این زمینه کار راحتی پیش رو دارید؛ چون به خوبی می‌دانید که انتخاب شما، Panasonic خواهد بود.

دستگاه‌های سانترال پاناسونیک در دو مدل کم ظرفیت و پرظرفیت تولید و روانه بازار می‌شوند. اینجاست که آگاهی از نیازهای مجموعه برای انتخاب باکس سانترال از اهمیت زیادی برخوردار می‌شود:

سانترال کم ظرفیت پاناسونیک

در صورتی که یک شرکت کوچک یا متوسط را مدیریت می‌‎کنید و تعداد کارمندان محدودی دارید، بهترین انتخاب برای شما، دستگاه‌ سانترال کم ظرفیت پاناسونیک است. معروف‌ترین و در عین حال بهترین مدل از سانترال کم‌ظرفیت پاناسونیک، دستگاه KX-TES824 است. در ادامه شما را به صورت مختصر با این مدل آشنا می‌کنیم:

دستگاه KX-TES824 که به اختصار TES824 نیز نامیده می‎شود به صورت پیش‌فرض دارای ظرفیت 3 خط شهری و تخصیص 8 داخلی است اما شما می‌توانید با خرید کارت‌های توسعه مورد نیاز، ظرفیت این مدل را به 8 خط شهری و 24 داخلی افزایش دهید.

TES824 دارای دو خروجی آنالوگ و هایبرید است (در ادامه در این‌باره بیشتر توضیح خواهیم داد). این سانترال از یک کارت دیزا نیز برخوردار است که می‌توانید با استفاده از آن، به فعال‌سازی اپراتور گویای مجموعه خود بپردازید.

نکته: همه ما حداقل یکبار تجربه استفاده از خدمات اپراتور گویا را داشته‌ایم. زمانی که با یک مجموعه کاری تماس می‌گیرید معمولا یک صدای از قبل ضبط شده، از شما می‌خواهد که منتظر بمانید یا داخلی مورد نظر خود را وارد کنید. این دقیقا همان اپراتور گویا است! منشی تلفنی یا اپراتور گویا به مشتریان کمک می‌کند تا در مدت زمان کمتری به بخش مورد نظر خود متصل شوند و از سویی دیگر، به مجموعه کاری نیز کمک می‌کند تا هیچ تماسی را از دست ندهد؛ ولو اینکه تمام خطوط، مشغول باشند.

سانترال پرظرفیت پاناسونیک

ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای راه‌اندازی مرکز تلفن، راهی به جز خرید سانترال‌های پرظرفیت ندارند. این دستگاه‌ها می‌توانند تعداد زیادی از خطوط شهری را دریافت کرده و در طرف دیگر، داخلی‌های متعددی را نیز در اختیار کارکنان و بخش‌های مختلف قرار دهند.

تنوع دستگاه‌های سانترال پرظرفیت پاناسونیک، بسیار بیشتر از مدل‌های کم‌ظرفیت است. طبیعی است که انتخاب یکی از این باکس‌ها نیز، مقداری سخت‌تر است. از معروف‌ترین سانترال‌های پرظرفیت پاناسونیک می‌توان به مدل‌های زیر اشاره کرد:

• KX-TDE600
• KX-TDE620
• KX-TDA100
• KX-TDE200
• KX-NS1000
• KX-NS520
• KX-TDA200
• KX-TDE100

سانترال‌های پرظرفیت به دو دسته آنالوگ و تحت شبکه تقسیم بندی می‌شوند:

سانترال پرظرفیت آنالوگ: این دستگاه‌ها به صورت مستقیم به خطوط شهری آنالوگ یا سنتی مخابرات وصل می‌شوند و کلیه اتصالات آن‌ها با استفاده از سیم و کابل مخابرات انجام می‌شود. دقیقا به همین خاطر است که به این سانترال‌ها، باکس‌های سخت افزاری نیز گفته می‌شود. تمام مدل‌های سری TDA در دسته سانترال‌های آنالوگ قرار می‌گیرند.

نکته: تمام سانترال‌های کم ظرفیت پاناسونیک نیز در دسته دستگاه‌های آنالوگ یا سخت افزاری تقسیم بندی می‌شوند.

سانترال پرظرفیت تحت شبکه: این دستگاه‌ها نوع جدیدی از مرکز تلفن را پایه‌گذاری کرده‌اند که بر اساس شبکه‌های کامپیوتری و در راس آن‌ها، اینترنت کار می‌کنند. یک سانترال تحت شبکه به جای استفاده از خطوط سنتی مخابرات، با خط‌های جدیدی به نام سیپ ترانک کار می‌کند و تمام اتصالات آن از طریق کابل شبکه و آی پی انجام می‌شود. دقیقا به همین خاطر است که به این دستگاه‌ها، سانترال نرم افزاری نیز گفته می‌شود.

تمام مدل‌های سری TDE و همچنین NS در دسته سانترال‌های تحت شبکه پاناسونیک قرار می‌‎گیرند. با توجه به قابلیت‌های بیشتر این مراکز تلفن، استفاده از آن‌ها روز به روز در حال افزایش است.

نکته: در سانترال و مرکز تلفن تحت شبکه، برای انتقال صدا از تکنولوژی ویپ (انتقال صدا در بستر اینترنت استفاده می‌شود)

اکنون که به شناخت بیشتری از دستگاه‌های سانترال دست یافته‌اید، می‌توانید با دیدی بهتر و اطلاعات کامل‌تر، نسبت به خرید یکی از انواع مدل‌های سانترال پاناسونیک اقدام کنید.

نصب و راه‌اندازی دستگاه سانترال

بعد از خرید دستگاه سانترال و برای راه‌اندازی مرکز تلفن، باید این دستگاه را در مکانی مناسب نصب کرده و تنظیمات مربوط به راه‌اندازی آن را انجام دهید. این مرحله را می‌توان مهم‌ترین قدم برای ایجاد یک سیستم سانترال دانست.

نصب دستگاه سانترال معمولا باید توسط تکنیسین‌های فنی و متخصص انجام شود. اولین قدم در این زمینه، یافتن مناسب‌ترین مکان برای قرار دادن دستگاه است. باکس سانترال باید در مکانی نصب شود که در بهترین فاصله ممکن از بخش‌ها و کارمندان مختلف قرار داشته باشد؛ این کار باعث می‎شود هزینه‌های سیم کشی و کابل کشی شما، به شکل قابل توجهی کاهش یابند.

علاوه بر این، معمولا توصیه می‌شود که دستگاه سانترال را روی دیوار و بالاتر از سطح زمین نصب کنید؛ زیرا در این صورت، از آسیب‌های فیزیکی مانند نفوذ آب یا گرد و غبار به داخل آن، تا حد زیادی جلوگیری می‌شود.

مرحله بعدی، راه‌اندازی دستگاه سانترال است که یک کار کاملا تخصصی محسوب می‌شود. شما اکنون باکس را در مکانی مناسب قرار داده‌اید و نوبت به ورود خطوط شهری و تخصیص داخلی‌ها رسیده است. خطوط شهری با استفاده از کابل‌های مخابرات وارد دستگاه سانترال می‌شوند و از سوی دیگر، خطوط داخلی نیز به وسیله سیم تلفن، تا مکان‌های مورد نظر (معمولا میزهای کارمندان) کشیده می‌شوند.

نکته: بدون داشتن دانش کافی، هرگز اقدام به راه اندازی یک دستگاه سانترال ننمایید؛ زیرا علاوه بر ایجاد هزینه‌های اضافی، ممکن است از نظر نرم افزاری نیز به دستگاه آسیب برسانید.

بعد از اتصال خطوط شهری به دستگاه سانترال، نوبت به برنامه ریزی یا همان راه‌اندازی آن می‌رسد. برنامه ریزی یک دستگاه سانترال معمولا به دو روش انجام می‌شود:

از طریق دستگاه تلفن: در این روش یک تلفن مخصوص، بسته به مدل دستگاه سانترال، به یکی از خروجی‌های باکس (معمولا جک 01) وصل شده و تنظیمات سانترال از طریق آن، انجام می‌شوند. معمولا دستگاه‌ها سانترال کم ظرفیت را با استفاده از دستگاه تلفن مدیریتی (مانند KX-T7730) برنامه‌ریزی می‌کنند.

از طریق کامپیوتر: در این روش، سانترال را از طریق کابل USB (در سانترال‌های تحت شبکه از کابل LAN استفاده می‌شود) به یک کامپیوتر یا لپ تاپ وصل می‌کنند و تنظیمات را از طریق یک نرم افزار ویژه (UPCMC) انجام می‌دهند. دستگاه‌های سانترال پرظرفیت پاناسونیک را معمولا با استفاده از کامپیوتر برنامه ریزی می‌کنند.

اما سوال اینجاست که در مرحله راه‌اندازی دستگاه سانترال چه تنظیماتی اعمال می‌شوند؟ می‌توان هر آنچه که از یک مرکز تلفن و سیستم سانترال انتظار دارید، در این مرحله و از طریق کدهای مخصوص، تنظیم می‌شود. موارد زیر، تنها بخشی از کارهایی هستند که در مرحله راه‌اندازی دستگاه سانترال انجام می‌شوند:

• تخصیص داخلی‌ها به بخش‎ها و کارمندان مختلف
• ایجاد سطح دسترسی به خطوط شهری برای کارمندان
• فعال‌سازی اپراتور گویا
• راه‌اندازی کالر آیدی
• تعیین زنگ‌خور داخلی‌ها در زمان‌های مختلف از شبانه روز
• تنظیم ساعت و تاریخ
• ایجاد شیفت شب و روز

این‌ها تنها بخش بسیار کوچکی از تنظیمات دستگاه سانترال محسوب می‌شوند. طبیعی است که شما انتظارات بسیار بیشتری از یک سیستم سانترال دارید و باید بدانید که تمامی این انتظارها، در همین مرحله روی دستگاه سانترال و مرکز تلفن، اعمال می‌شوند.

برای هرکدام از تنظیمات مختلف دستگاه سانترال پاناسونیک، یک کد سه رقمی تعریف شده است. این کدها از 000 شروع شده و به 999 ختم می‌شوند. طبیعی است که توضیح تمامی این کدها، هرگز در یک مقاله نمی‌گنجد و برای این‌کار، نیاز به نوشتن یک کتاب داریم.

تفاوتی نمی‌کند که دستگاه سانترال را با چه روشی برنامه‌ریزی کنید؛ شما از طریق این کدها دستورات مختلف را به سانترال می‌دهید و تنظیمات را اعمال می‌کنید.

این مرحله را هرگز شخصا انجام ندهید. برنامه ریزی یک دستگاه سانترال نیازمند سال‌ها تجربه است و طبیعتا نمی‌توانید حتی با دانستن تمامی کدها و کاربرد آن‌ها، اقدام به این کار نمایید.

تلفن سانترال

اکنون که دستگاه سانترال را با موفقیت راه‌اندازی کرده‌اید، نوبت به استفاده از خطوط داخلی می‌رسد. طبیعی است که هدف اصلی شما از راه‌اندازی سیستم سانترال، دسترسی تمام کارمندان به خطوط شهری تلفن است. در این مرحله، به هر کارمند یا بخش، یک خط داخلی اختصاص داده می‌شود که برای استفاده از آن، نیاز به خرید بهترین قیمت تلفن سانترال دارید.

تلفن سانترال یکی از انواع دستگاه‌های تلفن ثابت است که هم از نظر ظاهری و هم از حیث کاربرد، کاملا با تلفن‌های آنالوگ و معمولی، متفاوت است. مهم‌ترین نکته در ارتباط با این دستگاه‌‎ها به اتصالشان به دستگاه سانترال باز می‌گردد.

در واقع، تلفن سانترال به جای اینکه مستقیما به خط تلفن شهری وصل شود، به یکی از خروجی‌های دستگاه سانترال متصل می‌شود. هر دستگاه سانترال پاناسونیک، دارای یک یا چند مورد از خروجی‌های زیر است:

• خروجی آنالوگ
• خروجی هایبرید
• خروجی دیجیتال

هر تلفن سانترال بسته به مدل آن، به یکی از این خروجی‌ها متصل می‌‌شود. با توجه به این توضیحات، بدیهی است که سه نوع تلفن سانترال در دسترس کاربران قرار دارند:

• تلفن سانترال آنالوگ
• تلفن سانترال هایبرید
• تلفن سانترال دیجیتال

تلفن سانترال آنالوگ: ممکن است کمی تعجب کرده باشید که مگر می‎شوید یک تلفن هم سانترال باشد هم آنالوگ؟ بله امکان دارد! در واقع این تلفن‌‌ها، همان دستگاه‌های آنالوگی هستند که در منازل، از آن‌ها استفاده می‌کنیم. برخی از سانترال‌های پاناسونیک، دارای خروجی آنالوگ هستند؛ بنابراین می‌توانید تلفن‌های معمولی را نیز به آن‌ها متصل کرد.

نکته: خروجی آنالوگ، تنها در دستگاه‌های سانترال کم ظرفیت پاناسونیک موجود است و دستگاه‌های پرظرفیت، این خروجی را ندارند .

تلفن سانترال هایبرید: این تلفن‌ها از نظر ظاهری و کاربردی با تلفن‌های آنالوگ کاملا متفاوت هستند. یک تلفن هایبرید با استفاده از دو رشته سیم، (یکی برای دیتا و یکی برای صدا) به دستگاه سانترال وصل می‌شود. هم دستگاه‌های کم ظرفیت و هم پرظرفیت، از خروجی هایبری برخوردار هستند.

تلفن سانترال دیجیتال: این تلفن‌ها شباهت بسیار زیادی به تلفن‌های هایبرید دارند. (هم از نظر کاربری هم از نظر ظاهری) شاید تنها تفاوت این دو دستگاه، در نحوه اتصال آن‌ها به دستگاه سانترال باشد. تلفن دیجیتال از طریق یک رشته سیم به باکس سانترال متصل می‌شوند؛ در حالی که همانطور که گفته شد، تلفن‌های هایبرید، با دو رشته سیم به سانترال وصل می‌شوند.

البته نوع دیگری از تلفن‌های اداری نیز در دسترس کاربران قرار دارد که به تلفن تحت شبکه معروف است. این تلفن‌ها تنها در کنار سانترال‌های تحت شبکه کار می‌کنند و نمی‌توانید در سایر مراکز تلفن، از آن‌ها استفاده کنید. تلفن تحت شبکه از نظر کاربرد کاملا با سایر انواع تلفن‌های ثابت متفاوت است. مهم‌ترین نکته در ارتباط با این تلفن‌ها، این است که صدا را به صورت داده‌های دیجیتال (صفر و یک) و از طریق تکنولوژی ویپ منتقل می‌کنند.

برای خرید تلفن‌های سانترال، قبل از هرچیز باید به مدل دستگاه سانترال خود توجه داشته باشید. مطمئنا بدون داشتن اطلاعات کافی در زمینه دستگاه سانترال، نمی‌توانید انتخاب مناسبی برای خرید تلفن‌های سانترال داشته باشید.

سیم کشی‌های سیستم سانترال

آخرین مرحله از راه‌اندازی یک سیستم سانترال، به سیم کشی‌های مختلف اختصاص دارد. در این مرحله، خطوط شهری وارد دستگاه سانترال می‌شوند و در طرف مقابل، خطوط داخلی نیز از دستگاه تا میز هر کارمند، کشیده می‌شوند.

سیم کشی مرکز تلفن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و حتما باید توسط افراد متخصص انجام شود. زیرا در صورت انتخاب مسیرهای اشتباه، ممکن است متحمل هزینه‌های سنگین و اضافی شوید.

اکنون می‌توان ادعا کرد که سیستم سانترال شما آماده شده و می‌توانید از آن استفاده کنید. مطمئن باشید که این سیستم، ارزش تمام هزینه‌ای که برای آن پرداخت کرده‌اید را دارد؛ زیرا در مدت زمان کوتاهی می‌تواند کسب و کار شما را متحول کند.

پشتیبانی سیستم سانترال

بعد از اینکه سیستم سانترال را با موفقیت راه‌اندازی کردید، باید در مراحل استفاده از آن نیز مراقبت‌های لازم را در نظر داشته باشید. دستگاه‌های سانترال پاناسونیک از نظر سخت افزاری معمولا به ندرت دچار خرابی‌های ناگهانی می‌شوند. اما ممکن است به یکی از دلایل زیر، نیاز به تعمیر آن داشته باشید:

• خرابی پاور
• نفوذ آب به داخل دستگاه
• از کار افتادن یکی از کارت‌های شهری یا داخلی

رایج‌ترین اشکال در زمینه خرابی دستگاه سانترال، مربوط به پاور می‌شود. ممکن است با گذشت زمان یا استفاده مداوم، پاور یا منبع تغذیه دستگاه سانترال شما دچار اختلال شده و نتواند به درستی برق مورد نیاز اجزای آن را تامین کند.

علاوه بر این، ورود آب به داخل دستگاه نیز یکی دیگر از اتفاقاتی است که ممکن است عملکرد سانترال را تحت تاثیر قرار دهد. در صورت بروز این اتفاق، سریعا دستگاه را خاموش کرده و با یک مرکز تعمیرات مجاز پاناسونیک تماس بگیرید.

اختلالات نرم افزاری معمولا رایج‌تر از خرابی‌های سخت افزاری هستند. ممکن است به دلایل مختلفی، یکی یا چند قابلیت دستگاه سانترال دچار اختلال شوند و در نتیجه مرکز تلفن شما، به درستی کار نکند. این موارد را باید بلافاصله با مرکز تعمیرات مجاز پاناسونیک در میان بگذارید تا تکنسین‌های این مراکز، دستگاه سانترال را بررسی کرده و ایراد به وجود آمده را رفع کنند.

تلفن‌های سانترال نیز ممکن است دچار خرابی شوند که البته این اتفاق، بسیار رایج‌تر از خرابی دستگاه سانترال است. یک تلفن سانترال ممکن است به دلایل زیر، دچار اختلال یا سوختگی شوند:

• برق خوردگی
• آب خوردگی
• خرابی کیپد
• سوختن یا خرابی صفحه نمایش
• اختلالات صدا

همه موارد بالا، از ایرادات رایج تلفن‌های سانترال پاناسونیک محسوب می‌شوند. البته جای نگرانی نیست؛ زیرا تمامی آن‌ها در مراکز مجاز تعمیرات پاناسونیک، به راحتی قابل رفع و تعمیر هستند.

کلام پایانی

سیستم سانترال یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر مجموعه کاری محسوب می‌شود. مدیران کسب و کار باید به صورت کامل با این سیستم و اجزای مختلف آن، آشنا باشند و در زمان مناسب، نسبت به راه‌اندازی یک مرکز تلفن اقدام کنند.

مطالعه این مقاله به شما کمک می‌کند تا به یک دید کلی و جامع نسبت به سیستم‌های سانترال دست پیدا کنید. علاوه بر این، اکنون با انواع دستگاه سانترال و راه‌اندازی آن‌ها، مدل‌های مختلف تلفن سانترال، نحوه سیم کشی بخش‌های مختلف مرکز تلفن و انواع اختلالات آن بیشتر آشنا شده‌اید.

در پایان یک توصیه مهم برای شما عزیزان داریم: برای خرید انواع دستگاه‌های سانترال و راه‌اندازی مرکز تلفن، تنها به مراکز مجاز و نمایندگی‌های معتبر پاناسونیک اعتماد کنید. زیرا با توجه به محبوبیت محصولات مخابراتی پاناسونیک در ایران، نمونه‌های فیک و تقلبی این تجهیزات نیز در بازار به شدت زیاده شده‌اند.

در صورتی که می‌خواهید از اورجینال بودن محصولات مخابراتی پاناسونیک مطمئن شوید، خرید خود را تنها از مراکز مجاز انجام دهید.